Whistleblowing OAM: vademecum Agenti

In base al Decreto Legislativo 23 marzo 2023 n. 24, che è entrato in vigore dal 17 dicembre 2023, i Mediatori Creditizi e Agenti AAF sono considerati enti privati soggetti a specifiche disposizioni concernenti i servizi finanziari e la prevenzione di fenomeni come il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo. Con la nuova direttiva, viene introdotto il whistleblowing, indica l’azione di segnalare violazioni delle normative nazionali o dell’Unione europea pregiudizievoli per l’interesse pubblico o l’integrità delle istituzioni, acquisite nel contesto di un impiego sia nel settore pubblico che privato.

Procedura di Segnalazione delle Violazioni per gli agenti OAM

E’ stato dunque recepito e applicato dall’Organismo Agenti e Mediatori OAM il Decreto Legislativo 23 marzo 2023 n. 24, che vigila e obbliga i Mediatori Creditizi e gli Agenti in Attività Finanziaria ad istituire un canale di segnalazioni interne, finalizzato alla tutela delle persone che segnalano violazioni delle normative nazionali o dell’Unione Europea, le quali risultino dannose per l’interesse pubblico o per l’integrità dell’amministrazione pubblica o di enti privati.

L’obbligo del whistleblowing, è dettato dalla considerazione che le irregolarità verificabili nel loro settore rientrano nell’ambito dell’articolo 2, comma 1, lettera a), numero 3). Questo articolo tratta specificamente dei “servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo“, incluso il caso in cui il numero di dipendenti sia inferiore a 50.

Il contesto normativo precedente

Può essere utile contestualizzare il quadro normativo precedente nel settore dei Mediatori Creditizi e degli Agenti in Attività Finanziaria (AAF).

La normativa pregressa ha visto infatti una progressiva evoluzione, in parte a seguito delle direttive dell’Unione Europea e delle necessità di adattarsi agli sviluppi del mercato finanziario. In particolare, le disposizioni anteriori hanno posto l’accento sulla necessità di regolamentare le attività finanziarie e di prevenire fenomeni come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

Prima del Decreto del 2023, i Mediatori Creditizi e gli Agenti AAF erano già soggetti a specifiche regole e normative, ma la crescente complessità del settore finanziario ha richiesto un aggiornamento normativo per affrontare nuove sfide e minacce emergenti.

Il Decreto Legislativo 23 marzo 2023 n. 24 si inserisce in un contesto di crescente attenzione internazionale verso la regolamentazione del settore finanziario. L’Unione europea, ad esempio, ha posto sempre maggiore enfasi sulla cooperazione tra gli Stati membri per affrontare le sfide transfrontaliere legate al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo.

Il nuovo decreto, quindi, potrebbe anche essere interpretato come un ulteriore sforzo da parte dell’Italia per allinearsi agli standard internazionali e per adottare le best practices nell’ambito della sicurezza finanziaria. L’armonizzazione delle normative nazionali con le direttive europee mira a creare un quadro coeso per prevenire e contrastare attività illecite nel settore.

Whistleblowing
Whistleblowing

I principi chiave: riservatezza, integrità e trasparenza

Il nuovo quadro normativo riflette l’importanza attribuita alla trasparenza, all’integrità e alla conformità nel settore finanziario. L’istituzione dei canali di segnalazioni interne non solo risponde all’esigenza di conformità normativa ma rappresenta un passo significativo verso la promozione di ambienti lavorativi etici e responsabili, e di una cultura aziendale improntata alla responsabilità e alla trasparenza. La promozione di un ambiente lavorativo etico non solo è essenziale per il rispetto delle normative, ma contribuisce anche a rafforzare la fiducia del pubblico e degli investitori nel sistema finanziario.

La tutela della riservatezza emerge come principio chiave, sottolineando l’attenzione rivolta alla corretta gestione delle segnalazioni. I titolari del trattamento sono chiamati a implementare misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza e la riduzione al minimo della raccolta dei dati. L’adeguamento a tali disposizioni non solo assicura la conformità giuridica ma contribuisce a instaurare una cultura aziendale improntata all’integrità e alla responsabilità sociale.

L’evoluzione normativa nel settore dei Mediatori Creditizi e degli Agenti AAF riflette la dinamica complessità del panorama finanziario e la costante necessità di adattamento per garantire un ambiente regolamentato, sicuro ed etico.

Quali sono i casi più ricorrenti del whistleblowing?

Il whistleblowing può riguardare una vasta gamma di situazioni in cui individui, noti come whistleblowers, segnalano attività illegali, comportamenti scorretti o violazioni di normative. Alcuni casi tipici di whistleblowing includono:

  • Corruzione e frode: Denunce relative a pratiche finanziarie illecite, manipolazioni contabili, tangenti, o qualsiasi forma di corruzione all’interno di organizzazioni pubbliche o private.
  • Violazioni ambientali: Whistleblowers che segnalano pratiche aziendali dannose per l’ambiente, come lo smaltimento illegale di rifiuti, inquinamento dell’aria o dell’acqua, o violazioni delle normative ambientali.
  • Salute e sicurezza sul lavoro: Segnalazioni di condizioni di lavoro pericolose, mancanza di conformità alle normative sulla sicurezza sul lavoro, o omissioni che potrebbero mettere a rischio la salute dei lavoratori.
  • Discriminazione e molestie: Whistleblowers che denunciano casi di discriminazione basata su razza, genere, orientamento sessuale o altre categorie protette, nonché situazioni di molestie sul luogo di lavoro.
  • Frodi finanziarie e evasione fiscale: Denunce di attività finanziarie fraudolente, elusione fiscale o evasione fiscale all’interno di organizzazioni o individui.
  • Ricerca scientifica e sanitaria: Whistleblowing relativo a manipolazioni o frodi nei risultati di studi scientifici o nella presentazione di dati nella ricerca medica e sanitaria.
  • Violazioni dei diritti umani: Denunce di violazioni dei diritti umani, che possono riguardare sia organizzazioni governative che private, e possono verificarsi in diversi contesti, come il lavoro forzato o abusi contro gruppi vulnerabili.
  • Sovvenzioni e appalti pubblici: Whistleblowers che segnalano pratiche scorrette o illegali in relazione a sovvenzioni pubbliche, appalti governativi o contratti.
  • Cybersecurity: Segnalazioni relative a minacce informatiche, violazioni della sicurezza dei dati o altri rischi informatici all’interno di un’organizzazione.

Gli strumenti per adempiere all’obbligo

I soggetti coinvolti, ovvero i Mediatori e gli Agenti AAF, sono tenuti a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e di chiunque sia menzionato nella segnalazione, oltre che del contenuto e della documentazione ad essa associata.

Se necessario, devono essere adottati strumenti crittografici per rafforzare la sicurezza delle informazioni trasmesse. I titolari del trattamento, in conformità al GDPR Privacy 679/2016, sono tenuti a implementare misure tecniche e organizzative nei canali di segnalazione interna per ridurre al minimo la raccolta dei dati, garantendo al contempo un ambiente sicuro e affidabile per la segnalazione di potenziali violazioni.

La gestione del canale di segnalazione può essere affidata a un ufficio interno autonomo o a un soggetto esterno, entrambi con personale appositamente formato. Le responsabilità dei gestori del canale comprendono:

  1. Rilasciare un avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione.
  2. Mantenere un costante dialogo con il segnalante, richiedendo integrazioni se necessario.
  3. Dare un tempestivo seguito alle segnalazioni ricevute.
  4. Fornire una risposta entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di questo, entro tre mesi dalla scadenza dei sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
  5. Mettere a disposizione informazioni chiare sui canali, le procedure e i presupposti per effettuare segnalazioni interne ed esterne, rendendole facilmente accessibili nei luoghi di lavoro.

Le conclusioni

Il Decreto Legislativo 23 marzo 2023 n. 24 non solo rappresenta un adattamento alle esigenze normative contemporanee ma anche un passo verso una maggiore armonizzazione internazionale e una cultura aziendale più responsabile nel settore finanziario italiano. La sua entrata in vigore segna un progresso importante nel garantire un ambiente regolamentato, sicuro ed etico nel panorama finanziario del paese.

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